Was eine Prozessanalyse im Handwerksbetrieb kostet und bringt
Bevor ein Betrieb Geld für Software ausgibt, sollte klar sein, wo im Alltag tatsächlich Zeit und Geld verloren gehen. Genau das klärt eine Prozessanalyse. Hier lesen Sie, was in den ein bis zwei Tagen passiert, was Sie am Ende in der Hand haben und was das kostet.
In vielen Handwerks- und Produktionsbetrieben läuft der Alltag über Gewohnheiten, die irgendwann einmal sinnvoll waren. Ein Auftrag kommt per Telefon, wird auf einen Zettel geschrieben und wandert in die Halle. Abends tippt jemand im Büro die Stunden und das Material ins System. Niemand hat diesen Weg je aufgeschrieben, weil er ja funktioniert. Die Prozessanalyse macht ihn sichtbar: Schritt für Schritt, mit allen Übergaben, Rückfragen und doppelten Eingaben. Dabei geht es nicht darum, einzelne Mitarbeitende zu bewerten. Es geht darum zu verstehen, wie die Arbeit durch den Betrieb fließt und wo sie hängen bleibt.
Viele Betriebe haben schon einmal Software gekauft, die heute kaum jemand nutzt. Meist lag es nicht an der Software selbst, sondern daran, dass sie für einen Ablauf gekauft wurde, den vorher niemand genau angesehen hatte. Die Halle schreibt weiter Zettel, weil die App auf der Baustelle zu umständlich ist, und das Büro tippt weiter ab, nur eben in ein anderes Programm. Deshalb kommt die Analyse vor jedem Tool. Wer den Ablauf kennt, kann gezielt fragen: Muss diese Eingabe überhaupt sein? Lässt sich der Lieferschein direkt digital erfassen? Reicht eine Verbindung zwischen zwei Programmen, die Sie schon haben? Oft ist die passende Lösung kleiner und günstiger als das, was ein Softwareanbieter vorschlägt.
Was in den ein bis zwei Tagen passiert
- Auftragseingang: Wie kommen Anfragen herein, per Telefon, E-Mail, Fax oder über den Außendienst, und wer schreibt sie wo auf?
- Angebot und Kalkulation: Woher kommen die Preise, wie lange dauert ein Angebot, und wer gibt es frei?
- Arbeitsvorbereitung und Materialbestellung: Wie erfährt das Lager, was gebraucht wird, und wie oft wird nachbestellt, weil etwas fehlt?
- Ausführung in der Halle oder auf der Baustelle: Wie werden Stunden und Material erfasst, auf Papier, in einer App oder gar nicht?
- Lieferschein und Abnahme: Wo landet der unterschriebene Lieferschein, und wie lange dauert es, bis er im Büro ankommt?
- Rechnung und Nachkalkulation: Wann geht die Rechnung raus, und wird verglichen, ob der Auftrag so gelaufen ist wie kalkuliert?
Diese Schritte gehen wir nicht am Schreibtisch durch, sondern dort, wo gearbeitet wird, und mit den Menschen, die die Abläufe täglich machen: Büro, Meister, Lager und jemand aus der Halle oder von der Baustelle. Gern anhand eines echten Auftrags aus den letzten Wochen. Zu jedem Schritt schauen wir auf die Zahlen dahinter, soweit es sie gibt: wie viele Aufträge im Monat, wie lange ein Vorgang ungefähr dauert, wie viel Zeit für Abtippen und Nachfragen draufgeht. Für den Anfang reichen dafür oft die Schätzungen der Beteiligten. Am Ende liegen vier Ergebnisse vor.
| Ergebnis | Was es Ihnen nützt |
|---|---|
| Prozesslandkarte | Ihr Ablauf vom Auftragseingang bis zur Rechnung auf einer Übersicht, so wie er heute wirklich läuft, nicht so, wie er im Handbuch steht. |
| Liste der Verluststellen | Die Stellen, an denen Zeit oder Geld verloren geht, etwa doppelte Eingaben, verlegte Lieferscheine oder Material, das nie berechnet wird. |
| Priorisierter Maßnahmenplan | Was zuerst angegangen werden sollte, was warten kann und was sich gar nicht lohnt. Nicht jede Maßnahme braucht Software. |
| Festpreisangebot | Ein fester Preis für die Umsetzung der ersten Maßnahmen. Sie entscheiden danach in Ruhe, ob und wie es weitergeht. |
Was sie kostet und wann sie sich nicht lohnt
Die Prozessanalyse kostet ab 500 € netto und dauert ein bis zwei Tage. Der genaue Preis hängt davon ab, wie viele Bereiche wir uns ansehen und ob ich vor Ort bin oder wir per Video arbeiten. In Leipzig, Halle und Umgebung komme ich gern in den Betrieb, weil sich Abläufe dort verstehen lassen, wo sie stattfinden. Den Umfang klären wir vorher im kostenlosen Erstgespräch. Nach der Analyse bekommen Sie ein Festpreisangebot für die Umsetzung. Automatisierungen beginnen bei 1.000 € netto, der Stundensatz liegt bei 100 € netto. Der Maßnahmenplan gehört Ihnen, Sie können ihn mit mir umsetzen, mit jemand anderem oder in Teilen selbst. Ob sich das rechnet, sehen Sie an der Liste der Verluststellen. Wenn dort steht, dass jemand jede Woche mehrere Stunden Lieferscheine abtippt, können Sie selbst ausrechnen, was diese Zeit Ihren Betrieb kostet.
Nicht immer ist eine Analyse der richtige Schritt. Wenn Sie genau wissen, welches einzelne Problem Sie lösen wollen, und der Ablauf drumherum klar ist, können wir direkt über die Umsetzung sprechen. Läuft in einem sehr kleinen Betrieb fast alles über eine Person, reicht oft ein ausführliches Gespräch. Steht ein großer Umbruch an, etwa ein Umzug oder eine Betriebsübergabe, ändern sich die Abläufe in wenigen Monaten ohnehin. Und wenn niemand im Betrieb Zeit hat mitzumachen, liefert die Analyse nur die Sicht vom Schreibtisch. Ist das im Erstgespräch erkennbar, sage ich Ihnen das offen.
Wie Sie sich vorbereiten
- Legen Sie fest, wer dabei ist: je eine Person aus dem Büro, aus der Halle oder von der Baustelle und aus dem Lager, die den Alltag kennt.
- Sammeln Sie echte Beispiele: einen Auftragszettel, einen Lieferschein, ein Angebot, eine Rechnung und gern auch die Excel-Liste, mit der Sie Aufträge verfolgen.
- Notieren Sie, was Sie selbst regelmäßig ärgert, etwa fehlendes Material auf der Baustelle oder Rechnungen, die Wochen nach der Abnahme rausgehen. Das ist oft ein guter Startpunkt.
- Planen Sie die Zeit ein. Die Beteiligten brauchen nicht die ganzen zwei Tage, aber jeweils einige Stunden ohne ständige Unterbrechung.
- Sagen Sie Ihrem Team vorher, worum es geht: nicht um Kontrolle, sondern darum, dass die Arbeit leichter wird.
Sie möchten wissen, ob eine Prozessanalyse für Ihren Betrieb sinnvoll ist? Im Erstgespräch klären wir das in 30 Minuten. Kostenloses Erstgespräch