Zurück zu allen ArtikelnMake vs. Zapier vs. n8n: Der ultimative Guide für Geschäftsführer (2025)
Die Wahl des falschen Automatisierungs-Tools ist einer der teuersten Fehler, den ein wachsendes Unternehmen machen kann. Sie starten voller Elan, investieren Zeit und Geld in die Einrichtung von Workflows, nur um Monate später festzustellen, dass die Kosten explodieren, die Plattform an ihre technischen Grenzen stößt oder Ihre Datenschutz-Anforderungen nicht erfüllt werden. Sie sind gefangen in einem System, das mehr Probleme schafft, als es löst.
Dieser Guide ist Ihr unparteiischer Kompass durch den Dschungel der Prozessautomatisierung. Als strategischer Berater habe ich keine Vorliebe für ein bestimmtes Tool. Meine einzige Priorität ist es, die perfekte Lösung für die individuellen Ziele meiner Klienten zu finden.
Hier vergleichen wir die drei Marktführer – Zapier, Make und n8n – nicht anhand technischer Details, sondern anhand der vier Kriterien, die für Sie als Business-Entscheider wirklich zählen: Kosten, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit.
Die 4-Faktoren-Analyse: Welches Tool passt zu Ihrer Strategie?
Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen wir über Features hinausblicken und die strategische Ausrichtung jeder Plattform verstehen.
1. Kostenmodell & Skalierbarkeit: Vom günstigen Start zur Kostenfalle
Die Kosten für Workflow-Automatisierung sind mehr als nur der monatliche Preis. Entscheidend ist, wie sich die Kosten entwickeln, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Prozesse automatisieren.
Zapier: Der einfache Einstieg mit versteckten Kosten.
Zapier ist berühmt für seinen schnellen Start, aber das Preismodell kann zur Falle werden. Jede einzelne Aktion, jeder Filter und jede Verzweigung in einem Workflow zählt als "Task". Ein scheinbar simpler Prozess kann so schnell 10-15 Tasks verbrauchen. Das führt dazu, dass die Kosten bei steigender Nutzung dramatisch ansteigen. Für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen wird Zapier schnell unwirtschaftlich.
Make: Preis-Leistungssieger für den Mittelstand.
Make bietet ein wesentlich faireres Modell. Sie zahlen pro "Operation", und der Preis pro Operation ist bis zu 30-mal günstiger als bei Zapier. Für ein Budget, das bei Zapier vielleicht 2.000 Tasks abdeckt, erhalten Sie bei Make oft 10.000 Operationen oder mehr. Das macht Make zur idealen Wahl für KMUs, die ihre Automatisierung ernsthaft skalieren wollen, ohne ihr Budget zu sprengen.
n8n: Die niedrigsten Betriebskosten durch Self-Hosting.
n8n stellt die Kostenrechnung auf den Kopf. Mit der kostenlosen Community Edition, die Sie auf einem eigenen, günstigen Server (ca. 5-20 €/Monat) hosten, haben Sie unbegrenzte Workflow-Ausführungen. Ihre Kosten bleiben fix, egal ob Sie tausend oder eine Million Prozesse automatisieren. Dies bietet langfristig den höchsten ROI, erfordert aber eine anfängliche Investition in die technische Einrichtung.
2. Flexibilität & Leistungsfähigkeit: Von simplen Verknüpfungen zu komplexer Geschäftslogik
Was passiert, wenn Ihre Anforderungen komplexer werden?
Zapier: Perfekt für lineare A-nach-B-Prozesse.
Zapier glänzt bei einfachen, linearen Workflows: "Wenn ein neuer Lead in Facebook Ads erscheint, erstelle einen Eintrag im CRM." Für komplexe Logik mit mehreren Bedingungen und Verzweigungen ist es jedoch nicht ausgelegt. Die lineare Struktur stößt hier schnell an ihre Grenzen.
Make: Der Meister der visuellen Geschäftslogik.
Hier spielt Make seine Stärken aus. Mit einer visuellen Drag-and-Drop-Oberfläche können Sie komplexe Szenarien mit unbegrenzten Verzweigungen, Schleifen und fortgeschrittener Fehlerbehandlung bauen. Sie können Prozesse abbilden, die der realen Komplexität Ihres Unternehmens entsprechen – zum Beispiel mehrstufige Freigabeprozesse oder komplexe Daten-Synchronisationen.
⚠️ Wichtige Einschränkung: Make unterstützt kein JavaScript (außer im teuren Enterprise-Modell). Bei sehr komplexen Automatisierungen, die benutzerdefinierte Logik oder Datenmanipulationen erfordern, führt dies zu erheblichen Verkomplizierungen. Sie müssen dann auf umständliche Workarounds mit vielen einzelnen Modulen zurückgreifen, was die Wartbarkeit und Übersichtlichkeit der Workflows beeinträchtigt.
n8n: Grenzenlose Freiheit für technische Anforderungen.
n8n ist ein Werkzeug für maximale Power. Es kombiniert eine visuelle Oberfläche mit der Möglichkeit, jederzeit auf Code (JavaScript, Python) zurückzugreifen – und das bereits in der kostenlosen Community Edition. Im Gegensatz zu Make müssen Sie nicht auf teure Enterprise-Pläne zurückgreifen, um benutzerdefinierte Logik zu implementieren. Sie können eigene Module erstellen, externe Software-Bibliotheken einbinden und Workflows so gestalten, dass sie andere Workflows aufrufen. Das ist ideal für die Orchestrierung von APIs oder die Integration von KI-Modellen. Wie wir bei einem Kundenprojekt zur Rechnungsautomatisierung gesehen haben, ist diese Flexibilität entscheidend für die Anbindung an bestehende ERP-Systeme.
3. Benutzerfreundlichkeit & Ökosystem: Wer im Team kann es nutzen?
Ein Tool ist nur so gut wie die Fähigkeit Ihres Teams, es effektiv einzusetzen.
Zapier: Gebaut für den Business-Anwender.
Zapiers größte Stärke ist seine Einfachheit. Jeder im Unternehmen, vom Marketing bis zum Vertrieb, kann ohne technisches Wissen in wenigen Minuten Automationen erstellen. Mit über 8.000 App-Integrationen ist zudem fast garantiert, dass Ihre gesamte Software-Landschaft abgedeckt ist.
Make: Für den ambitionierten Power-User.
Make ist visuell, aber anspruchsvoller. Die Lernkurve ist steiler, da man Konzepte wie "Router" oder "Iteratoren" verstehen muss. Es richtet sich an technisch affine Mitarbeiter oder "Citizen Developer", die bereit sind, sich einzuarbeiten, um die volle Leistung zu entfesseln.
n8n: Konzipiert für Entwickler und technische Teams.
n8n ist eine "Low-Code"-Plattform mit einem klaren Fokus auf Nutzer, die sich mit Datenstrukturen wie JSON und einfachen Skripten wohlfühlen. Für reine Business-Anwender ist es oft zu komplex. Die Stärke liegt darin, Entwicklern ein extrem mächtiges Werkzeug an die Hand zu geben, das repetitive Programmieraufgaben überflüssig macht.
4. Datenhoheit & DSGVO-Konformität: Wo liegen Ihre Daten?
Für europäische Unternehmen ist dies kein Nebenschauplatz, sondern ein zentrales Entscheidungskriterium.
Zapier: US-Hosting als Standard.
Als US-Unternehmen verarbeitet Zapier Ihre Daten auf US-Servern. Obwohl rechtliche Rahmenbedingungen wie das "EU-US Data Privacy Framework" existieren, stellt die Datenübertragung in die USA für Unternehmen in regulierten Branchen oder mit sensiblen Kundendaten ein potenzielles Risiko dar.
Make: Die einfache EU-Cloud-Lösung.
Make bietet die entscheidende Option, bei der Kontoerstellung EU-Server auszuwählen. Dadurch bleiben Ihre Prozessdaten innerhalb der EU, was die Einhaltung der DSGVO bei der Automatisierung erheblich vereinfacht.
n8n: 100 % Datensouveränität durch Self-Hosting.
Bei n8n entscheiden Sie. Durch das Hosten auf einem eigenen Server (z.B. bei einem deutschen Anbieter) haben Sie die volle Kontrolle darüber, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Es findet keine Datenübertragung an Dritte statt. Für Branchen wie Finanzen, Gesundheit oder den öffentlichen Sektor ist dies oft die einzige Möglichkeit, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Vergleichstabelle: Zapier vs. Make vs. n8n auf einen Blick
| Kriterium | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| Ideal für | Einfache, lineare "Wenn-Dann"-Tasks | Komplexe, verzweigte Geschäftsprozesse | Technisch anspruchsvolle Prozesse, hohe Volumen |
| Kostenmodell | Pro Task, schnell teuer bei Skalierung | Pro Operation, exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis | Fixe Serverkosten, unbegrenzte Ausführungen (Self-Hosted) |
| Benutzer | Jeder im Unternehmen (ohne IT-Kenntnisse) | Technisch affine Power-User, "Citizen Developer" | Entwickler, DevOps, technische Teams |
| DSGVO | US-Hosting, via Data Privacy Framework | EU-Hosting wählbar | 100 % Datenkontrolle durch Self-Hosting |
| Größte Stärke | Extreme Einfachheit, 8.000+ Apps | Visueller Editor für komplexe Logik | Maximale Flexibilität, Open Source, Datensouveränität |
| Größte Schwäche | Hohe Kosten bei hohem Volumen, limitierte Logik | Kein JavaScript (nur Enterprise), Verkomplizierung bei sehr komplexen Automatisierungen | Erfordert technisches Know-how und Wartung |
Fazit: Für wen ist welches Automatisierungs-Tool das Richtige?
Es gibt keine Einheitslösung. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem technischen Know-how, Ihrem Budget und Ihren Compliance-Anforderungen ab.
Starten Sie mit Zapier, wenn...
...Sie ein kleines Team oder Solo-Unternehmer sind, schnelle Ergebnisse für einfache Aufgaben benötigen und Benutzerfreundlichkeit wichtiger ist als die Kosten pro Prozess.
Wechseln Sie zu Make, wenn...
...Ihre Prozesse komplexer werden, die Zapier-Kosten steigen, Sie ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis für die Skalierung benötigen und EU-Hosting für Sie wichtig ist.Wichtig: Make eignet sich weniger für sehr komplexe Automatisierungen, die benutzerdefinierte JavaScript-Logik erfordern, da dies nur im teuren Enterprise-Modell verfügbar ist.
Implementieren Sie n8n, wenn...
...Datenschutz und volle Datenkontrolle nicht verhandelbar sind, Sie Entwickler-Ressourcen haben und eine langfristig kosteneffiziente Lösung für sehr hohe Volumen suchen, die mit Ihren Anforderungen wächst.
Ihr nächster Schritt
Die Wahl Ihrer Automatisierungs-Plattform ist eine strategische Weichenstellung. Treffen Sie sie nicht leichtfertig. Wenn Sie unsicher sind, welche Strategie – oder welche Kombination von Tools – den höchsten Return on Investment für Ihr Unternehmen liefert, lassen Sie uns sprechen.
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