KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung: Was ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden tun muss

Die KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689, ist das europäische Gesetz für künstliche Intelligenz. Ein Großteil davon betrifft Hersteller von KI-Systemen und sogenannte Hochrisiko-Anwendungen. Artikel 4 ist anders: Er richtet sich auch an ganz normale Unternehmen, die KI im Alltag nutzen. In der ursprünglichen Fassung, die seit dem 2. Februar 2025 gilt, mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744, wurde der Artikel im Juli 2026 abgeschwächt. Seitdem müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person müssen sie nicht mehr garantieren. Die Pflicht ist damit aber nicht weg. Sie verlangt weiterhin, dass Sie etwas tun, und zwar in einem Umfang, der zu Ihrem Einsatz von KI passt.

Wen die Pflicht trifft

Die Verordnung unterscheidet zwei Rollen. Anbieter entwickeln KI-Systeme oder bringen sie auf den Markt. Betreiber verwenden ein KI-System in eigener Verantwortung für berufliche Zwecke. Ein Handwerks-, Produktions- oder Handelsbetrieb ist fast immer Betreiber, und zwar schon dann, wenn eine dieser Situationen zutrifft:

• Das Büro nutzt ChatGPT oder einen vergleichbaren Dienst für Angebotstexte, E-Mails oder Übersetzungen.
• Die Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware enthält KI-Funktionen, etwa zum Auslesen von Belegen.
• Im Kundenservice beantwortet ein Chatbot Fragen, oder Anfragen werden automatisch vorsortiert.
• Mitarbeitende verwenden KI-Funktionen, die in Office-Programme oder E-Mail-Dienste eingebaut sind.

Was „KI-Kompetenz“ heißt

Die Verordnung versteht unter KI-Kompetenz die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die nötig sind, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich ihrer Chancen und Risiken bewusst zu sein. Eine bestimmte Schulungsform schreibt sie nicht vor. Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass Maßnahmen intern oder extern durchgeführt werden können und kein garantiertes Kompetenzniveau einzelner Personen verlangt ist. Auch die EU-Kommission verlangt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz kein Zertifikat. Entscheidend ist, was angemessen ist. Dabei zählen die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und Ausbildung der Menschen, der Zusammenhang, in dem KI eingesetzt wird, und die Personen, die davon betroffen sein können. Wer mit ChatGPT Werbetexte entwirft, braucht anderes Wissen als jemand, dessen Werkzeug Kundendaten verarbeitet. Gemeint sind übrigens nicht nur Angestellte. Nach Auffassung der EU-Kommission können auch Auftragnehmer und Dienstleister dazugehören, die im Auftrag des Betriebs mit KI-Systemen arbeiten.

Was ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden pragmatisch tun kann

1. Bestandsaufnahme: Schreiben Sie auf, welche KI im Betrieb im Einsatz ist, wer sie nutzt und wofür. Fragen Sie aktiv nach, denn oft nutzen Mitarbeitende Dienste mit privaten Konten, ohne dass die Geschäftsführung davon weiß.
2. Regeln festlegen: Halten Sie auf ein bis zwei Seiten fest, welche Dienste erlaubt sind, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen und dass Ergebnisse vor der Verwendung von einem Menschen geprüft werden.
3. Kurze Schulung: Für den Anfang kann eine Einweisung von ein bis zwei Stunden genügen. Inhalt: wie solche Systeme grob funktionieren, warum sie Fehler machen, was mit eingegebenen Daten passiert und was Ihre Regeln sagen.
4. Ansprechperson benennen: Eine Person im Betrieb sammelt Fragen, hält die Liste der eingesetzten Dienste aktuell und bemerkt, wenn neue Werkzeuge dazukommen.
5. Dokumentieren: Notieren Sie, wer wann eingewiesen wurde, welche Regeln gelten und wann Sie sie zuletzt angepasst haben. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren, und auch die EU-Kommission rät dazu, Schulungen festzuhalten.
6. Nachziehen: Wenn neue Werkzeuge oder neue Einsatzzwecke dazukommen, passen Sie Regeln und Einweisung an. Ein kurzer Blick einmal im Jahr hilft, den Stand aktuell zu halten.

Die Aufsicht liegt bei nationalen Behörden. Nach Angaben der EU-Kommission gelten die Regeln zur Aufsicht und Durchsetzung ab dem 2. August 2026. In Deutschland bestimmt das Gesetz zur Durchführung der KI-Verordnung vom 22. Juli 2026 die Bundesnetzagentur zur zuständigen Marktüberwachungsbehörde, soweit keine andere Behörde zuständig ist. Die Bundesnetzagentur hat außerdem ein Hinweispapier zur KI-Kompetenz veröffentlicht. Sie weist darauf hin, dass ein Mangel an KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden kann. Praktisch heißt das: Entsteht durch einen KI-Fehler ein Schaden, wird gefragt, ob der Betrieb seine Leute angemessen vorbereitet hat. Seit dem 2. August 2026 gelten zudem die Transparenzpflichten nach Artikel 50, etwa zur Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte, für bestimmte bereits bestehende Systeme mit einer Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Sie betreffen vor allem Anbieter, in bestimmten Fällen aber auch Betreiber, zum Beispiel bei täuschend echt erzeugten Bildern oder Videos. Die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme hat die Omnibus-Verordnung auf den 2. Dezember 2027 beziehungsweise den 2. August 2028 verschoben. Für kleine Betriebe, die KI vor allem im Büro nutzen, bleibt Artikel 4 die Pflicht, die im Alltag zählt.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Sie KI in sensiblen Bereichen einsetzen, etwa bei Personalentscheidungen oder bei der Bewertung von Kunden, sprechen Sie mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für IT-Recht.

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