Eingangsrechnungen automatisch an DATEV übergeben, ohne neue Buchhaltungssoftware

Die Ausgangslage in vielen Betrieben

Ein typischer Ablauf in einem Betrieb mit 20 bis 80 Mitarbeitenden sieht so aus: Lieferanten schicken Rechnungen an verschiedene Adressen, an die Buchhaltung, an den Einkauf, manchmal direkt an den Geschäftsführer. Jemand sammelt sie, leitet sie weiter, druckt sie aus oder speichert sie in einem Ordner auf dem Server. Am Monatsende geht alles an den Steuerberater.

Dabei entstehen immer wieder dieselben Probleme:

• Rechnungen bleiben in einem Postfach liegen, weil der Empfänger im Urlaub ist.
• Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit werden von Hand abgetippt, mit den üblichen Tippfehlern.
• Skontofristen verstreichen, weil die Rechnung erst spät in der Buchhaltung ankommt.
• Der Steuerberater fragt nach fehlenden Belegen, und die Suche beginnt.

Hinzu kommt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Zahl der Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD steigt also. Diese Formate enthalten die Rechnungsdaten bereits maschinenlesbar, das Abtippen ist dann besonders unnötig.

Welche Wege DATEV für Belege anbietet

Wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, landen Ihre Belege in DATEV Unternehmen online, genauer im Bereich Belege online. Von dort übernimmt die Kanzlei sie in die Buchhaltung. Für das Hochladen gibt es mehrere offizielle Wege:

• DATEV Upload Mail: Sie leiten Rechnungen per E-Mail an eine feste Zieladresse weiter. Die Absenderadressen müssen vorher freigegeben werden. Verarbeitet werden PDF-Dateien, auch mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten. Eine XRechnung, die nur als XML-Datei kommt, nimmt Upload Mail nach Auskunft von DATEV nicht an.
• DATEV Belegtransfer: Ein lokal installiertes Programm, das Ordner überwacht und neue Dateien automatisch hochlädt. Neben PDF und Bildformaten verarbeitet es auch XML-Dateien.
• DATEV Upload online: Hochladen über den Browser, auch vom Smartphone. Hier lassen sich auch XRechnungen als XML-Datei hochladen.
• Schnittstelle accounting:documents: Eine Programmierschnittstelle, über die Software Belege direkt in den Eingang von Belege online übergibt, auf Wunsch mit Belegtyp und Notiz. Sie steht zertifizierten DATEV-Partnern zur Verfügung.

Für einen mittelständischen Betrieb reichen meist Upload Mail oder Belegtransfer. Kommen regelmäßig XRechnungen als reine XML-Datei an, ist der Belegtransfer der passendere Weg, weil Upload Mail diese Dateien nicht verarbeitet. Die Schnittstelle lohnt sich vor allem, wenn eine bestehende Software mit DATEV-Anbindung ohnehin im Einsatz ist.

Was sich automatisieren lässt

Eine Automatisierung setzt vor DATEV an und sorgt dafür, dass jede Rechnung zuverlässig und geprüft dort ankommt. Ein typischer Ablauf hat vier Schritte:

1. Posteingang überwachen: Ein zentrales Postfach, etwa rechnungen@ihre-firma.de, wird regelmäßig abgefragt. Anhänge werden erkannt, Werbung und Mahnungen ohne Beleg aussortiert.
2. Rechnungsdaten auslesen: Bei E-Rechnungen werden die enthaltenen Daten direkt gelesen. Bei normalen PDF-Dateien erkennt eine Texterkennung Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit.
3. Prüfen: Das System gleicht ab, ob die Rechnung schon einmal eingegangen ist, ob der Lieferant bekannt ist und ob Pflichtangaben fehlen. Auffällige Rechnungen landen in einer Liste zur manuellen Prüfung.
4. Übergeben: Geprüfte Rechnungen gehen über einen überwachten Ordner des Belegtransfers an DATEV Unternehmen online. Upload Mail eignet sich nur, solange alle Rechnungen als PDF vorliegen. Ein Protokoll hält fest, welche Rechnung wann übergeben wurde.

Auf Wunsch kommt eine Freigabe hinzu: Der zuständige Mitarbeitende bestätigt mit einem Klick, dass die Leistung erbracht wurde, bevor die Rechnung weitergeht. Fälligkeiten und Skontofristen lassen sich zusätzlich in einer Übersicht anzeigen.

Was Sie mit dem Steuerberater abstimmen sollten

Die Automatisierung ändert, wie Belege bei Ihrer Kanzlei ankommen. Deshalb gehört der Steuerberater von Anfang an dazu. Klären Sie vor allem:

• Ob Ihre Kanzlei DATEV Unternehmen online mit Belege online für Sie eingerichtet hat und welche Rechte dafür nötig sind.
• Welcher Übertragungsweg der Kanzlei recht ist und ob sie bestimmte Belegtypen getrennt haben möchte.
• Wie mit E-Rechnungen umgegangen wird, die neben der PDF-Ansicht eine XML-Datei enthalten.
• Wie Sie Belege für Ihre eigenen Unterlagen aufbewahren und wer im Betrieb dafür verantwortlich ist.

Wo die Grenzen liegen

Eine Automatisierung nimmt Ihnen das Sammeln, Abtippen und Weiterleiten ab. Sie nimmt Ihnen keine Entscheidungen ab.

• Freigaben bleiben beim Menschen. Ob eine Rechnung sachlich richtig ist und bezahlt werden soll, entscheidet weiterhin jemand in Ihrem Betrieb.
• Die Buchung macht weiterhin Ihre Kanzlei. Die Automatisierung liefert Belege, sie bucht nicht.
• Texterkennung ist nicht fehlerfrei. Deshalb gibt es die Prüfliste für unklare Fälle.
• Ordnungsmäßigkeit: Nach den GoBD, den Grundsätzen der Finanzverwaltung für elektronische Buchführung, sind Sie selbst für Ihre Verfahren verantwortlich, auch wenn Sie Aufgaben auslagern. Eingang, Ablage und Verarbeitung elektronischer Belege müssen nachvollziehbar sein. Eine Verfahrensdokumentation hilft dabei. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Sprechen Sie die Einzelheiten mit Ihrem Steuerberater ab.

Ablauf und Kosten

Am Anfang steht eine kurze Analyse: Woher kommen Ihre Rechnungen, wie viele sind es im Monat, wer prüft sie heute, und wie arbeitet Ihre Kanzlei? Danach erhalten Sie ein Festpreis-Angebot. Die Umsetzung erfolgt in Etappen, zuerst das zentrale Postfach mit Übergabe an DATEV, danach Prüfung und Freigabe. Zugänge und Quellcode gehören Ihnen.

Den Preis treiben vor allem die Zahl der Eingangswege, der Anteil an Papier- und Scan-Belegen, die gewünschten Prüfregeln und ob eine Freigabe durch mehrere Personen nötig ist. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für die Texterkennung und den Betrieb des Servers.