Fallstudie: Vom CRM zum unterschriebenen Vertrag in 90 Sekunden

Wie wir die manuelle Vertragserstellung für ein service-basiertes Unternehmen eliminiert und die Abschlussgeschwindigkeit verdreifacht haben.

Kunde: Ein führender B2B-Dienstleister mit hohem Kundenvolumen

Branche: Professional Services

Herausforderung: Zeitintensive, fehleranfällige und nicht skalierbare manuelle Vertragserstellung

Lösung: Ein vollautomatisierter Workflow, der Kundendaten aus dem CRM zieht, personalisierte Verträge generiert, Signatur-Links erstellt und diese versendet.

Die Herausforderung: Wachstum, das durch Administration gebremst wird

Unser Kunde ist exzellent in dem, was er tut – und wächst schnell. Doch dieses Wachstum brachte ein Problem mit sich, das viele Geschäftsführer kennen: Die internen Prozesse konnten nicht mithalten. Jeder neue Kunde bedeutete einen manuellen, repetitiven administrativen Akt:

•Manuelle Datenübertragung: Ein Vertriebsmitarbeiter musste Kundendaten (Name, Adresse, Leistungspaket, Preis) mühsam aus dem HubSpot CRM in eine Vertragsvorlage kopieren.
•Hohe Fehleranfälligkeit: Zahlendreher, falsche Ansprechpartner, veraltete Vorlagen – jedes manuelle Eingreifen war eine potenzielle Fehlerquelle, die peinlich und teuer werden konnte.
•Verlorenes Momentum: Zwischen der mündlichen Zusage des Kunden und dem Eintreffen des Vertrags vergingen oft Stunden, manchmal sogar Tage. Dieses Zeitfenster ist kritisch und kann die anfängliche Euphorie des Kunden dämpfen.
•Frustrierte Mitarbeiter: Das Vertriebsteam war gezwungen, wertvolle Verkaufszeit für stupide administrative Aufgaben zu opfern, was die Motivation und Effizienz senkte.

Das Unternehmen stand vor einer strategischen Blockade: Um weiter zu wachsen, hätten sie mehr administratives Personal einstellen müssen, was die Margen geschmälert hätte.

Die strategische Lösung: Ein digitaler Assistent, der niemals schläft

Anstatt nur ein Symptom zu behandeln, haben wir die Wurzel des Problems gelöst. Unser Ziel war es, einen 100 % autonomen Prozess zu schaffen, der so zuverlässig ist wie ein Schweizer Uhrwerk und so schnell wie eine E-Mail.

Wir konzipierten und implementierten einen maßgeschneiderten Automatisierungs-Workflow, der im Hintergrund arbeitet:

Schritt 1: Der Trigger im CRM

Sobald ein Deal im HubSpot CRM in die Phase "Vertragserstellung" verschoben wird, startet der Prozess automatisch. Kein Klick, keine manuelle Aktion ist mehr nötig.

Schritt 2: Intelligenter Datenabruf

Das System greift über eine sichere Schnittstelle auf alle relevanten Kundendaten im Deal zu: Firmenname, Ansprechpartner, Adresse sowie die spezifischen Konditionen des Angebots.

Schritt 3: Dynamische Dokumenten-Erstellung

Diese Daten werden in eine zentrale, rechtlich geprüfte Vertragsvorlage (z.B. in Google Docs oder einer spezialisierten Dokumenten-Engine) eingefügt. Der Vertrag wird in Echtzeit und perfekt formatiert als PDF generiert.

Schritt 4: Automatisierte Signatur-Anforderung

Das fertige PDF wird sofort an die E-Signatur-Plattform (in diesem Fall PandaDoc) übermittelt. Das System erstellt automatisch das Dokument, platziert die Signaturfelder an den richtigen Stellen und generiert einen einzigartigen Link zur Unterzeichnung.

Schritt 5: Personalisierter Versand

Der Signatur-Link wird in eine vorbereitete E-Mail-Vorlage eingefügt und im Namen des zuständigen Vertriebsmitarbeiters an den Kunden versendet. Der Kunde erhält den unterschriftsreifen Vertrag, oft weniger als zwei Minuten nach seiner Zusage am Telefon.

Das Ergebnis: Messbarer Erfolg auf ganzer Linie

Die Implementierung dieses Workflows war kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Geschäftsentscheidung mit transformativem Ergebnis:

✅98 % Zeitersparnis in der Administration: Die manuelle Erstellungszeit wurde von durchschnittlich 15 Minuten pro Vertrag auf unter 90 Sekunden (vollautomatisiert) reduziert.
🎯Fehlerquote auf nahezu Null gesenkt: Durch die Eliminierung manueller Eingriffe gehören Copy & Paste-Fehler der Vergangenheit an. Das steigert die Professionalität und vermeidet rechtliche Risiken.
🚀Beschleunigter Cashflow: Verträge werden schneller unterschrieben, was bedeutet, dass Projekte früher starten und Rechnungen früher gestellt werden können.
😊Signifikant höheres Kundenerlebnis: Kunden sind beeindruckt von der Geschwindigkeit und Professionalität. Der nahtlose Übergang vom Verkaufsgespräch zum Vertrag schafft Vertrauen und bestätigt ihre Kaufentscheidung.
📈Volle Skalierbarkeit: Ob 10 oder 200 neue Kunden pro Monat – der Prozess funktioniert ohne zusätzlichen Personalaufwand. Das Unternehmen ist nun für zukünftiges Wachstum gerüstet.

Erkennen Sie sich in dieser Herausforderung wieder?

Manuelle, repetitive Prozesse sind stille Wachstumsbremsen. Sie kosten nicht nur Zeit und Geld, sondern auch die Energie Ihrer besten Mitarbeiter.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass administrative Aufgaben Ihr Team ausbremsen, dann lassen Sie uns in einem kostenlosen und unverbindlichen Gespräch analysieren, wo Ihr größtes Automatisierungs-Potenzial verborgen liegt.